Por Docente Inteligente 
Final de trimestre en un instituto. La jefa de estudios está preparando las actas de evaluación cuando recibe una llamada que le hace dudar. Una compañera del departamento de Matemáticas lleva años publicando las notas del examen final en el tablón del aula con el listado completo de alumnos y sus calificaciones. La madre de una alumna pide por teléfono que se retire esa práctica: su hija sale del examen, ve su nota junto a las del resto del grupo y pasa la tarde llorando. La pregunta concreta es directa: ¿está prohibido por la AEPD o es una decisión de centro?
La respuesta es más clara de lo que parece, y afecta a más prácticas cotidianas de las que pensamos cuando nos planteamos publicar calificaciones en el centro. La AEPD considera la calificación un dato personal del alumno, no información de aula, y eso cambia el enfoque completo. En este artículo revisamos las cuatro situaciones más comunes —calificaciones, listas de admisión, becas y listas de clase— con la regla AEPD aplicada a cada una y los pasos concretos para corregir prácticas que muchas veces se mantienen por simple inercia.
Lo que dice la AEPD: la calificación es un dato personal
El marco legal es sencillo cuando lo separamos de la jerga jurídica. La Disposición Adicional vigesimotercera de la LOMLOE habilita al centro a tratar las calificaciones del alumnado para la función docente y orientadora sin necesidad de consentimiento expreso. Es decir, calificar y conservar las notas no es el problema. La Ley Orgánica 3/2018 LOPDGDD y el RGPD son el marco general que se aplica a cualquier dato personal en España.
La doctrina de la AEPD, según su guía para centros educativos, es muy clara: la calificación es información identificable del alumno, no del aula. Es un dato personal con todos sus efectos. Por tanto, comunicarla en presencia de terceros —otros alumnos, otras familias, visitantes del centro— sin una base legal habilitante es una cesión no autorizada de datos personales.
El mensaje clave para directivos y tutores conviene tenerlo grabado: el problema no es la calificación, es el canal por el que se comunica. La regla básica es comunicar siempre por canal privado al alumno o a sus tutores legales. Cualquier procedimiento que permita a terceros conocer la nota de otro alumno está fuera de norma, aunque sea una práctica con décadas de tradición en el centro.
Esta lógica enlaza directamente con el resto del marco que ya hemos abordado en la guía completa de protección de datos en centros educativos: el principio rector siempre es la comunicación por canales autorizados con credenciales individuales.
Calificaciones y boletines: dónde se comunican y dónde no
Esta es la sección operativa que conviene tener pegada en el tablón de la sala de profesores. Tres bloques de reglas claros y sin ambigüedad.
Sí se comunican a través de Séneca, iPasen, intranet del centro o cualquier plataforma con credenciales individuales del alumno o la familia. También en reunión privada con el alumno o con sus tutores legales, en tutoría o en cita concertada. Por correo institucional al correo de la familia indicado en la matrícula, siempre desde la cuenta corporativa del centro y nunca desde una cuenta personal del docente.
No se comunican leídas en voz alta en clase. No se publican en tablones físicos del centro o del aula con nombres y apellidos. No se suben a grupos de WhatsApp aunque sean de delegados, de padres o de tutores. No se comparten en correos colectivos donde otras familias puedan ver datos del resto. Aunque la práctica esté arraigada, ninguna de estas vías cumple con la doctrina AEPD.
Casos especiales: en el ámbito universitario sí está permitida la publicación con anonimización mediante DNI parcial, pero esta excepción no se aplica a Primaria, Secundaria ni Bachillerato. La razón es la mayor protección que la LOPDGDD otorga a los menores de edad. En enseñanza obligatoria y en Bachillerato, ni siquiera el DNI parcial cubre la publicación de notas.
Cuatro buenas prácticas que ahorran problemas y se pueden implantar mañana mismo:
- Devolver los exámenes en mano y boca abajo, evitando que se lean a la vista de otros alumnos.
- Comentar la nota individualmente, nunca en voz alta delante del grupo, ni siquiera para «felicitar» o «animar».
- Subir las calificaciones a Séneca o iPasen siempre por el mismo canal autorizado, sin enviarlas también por canales paralelos.
- Si una familia pide la nota por teléfono, verificar identidad antes de darla. La voz no acredita identidad y los datos no se entregan a quien no se ha identificado correctamente.
Listas de admisión: tablones internos y resultado final
Esta sección afecta especialmente a secretarías y direcciones durante los procesos de escolarización. Las listas de alumnado admitido tienen reglas algo más laxas que las calificaciones, pero también tienen límites bien definidos.
Las listas pueden publicarse en tablones internos del centro o en zona web restringida a quienes han participado en el proceso, normalmente accesible mediante credenciales o código de solicitud. No se publican en la web pública abierta del centro, donde cualquier visitante de internet podría consultarlas.
Solo se publica el resultado final del baremo. Nunca los resultados parciales por criterios, porque podrían revelar la situación económica de la familia, la condición de familia numerosa, monoparental, situaciones de discapacidad reconocida del alumno o de los progenitores, o la condición de víctima de violencia de género. Todas estas son categorías especiales de datos protegidas por el RGPD y revelarlas indirectamente a través de los baremos parciales es una infracción.
Una vez resuelto el procedimiento y agotados los plazos de reclamación, las listas se retiran. No se conservan expuestas durante el resto del curso ni se mantienen en la web restringida indefinidamente. La normativa autonómica suele marcar plazos concretos: en Andalucía, el Decreto 21/2020 regula el procedimiento de admisión y establece la transparencia de la baremación dentro de los límites de protección del menor que aquí estamos comentando.
Becas, ayudas y la regla del DNI parcial
Cuando el centro publica beneficiarios de becas, ayudas para libros de texto, material escolar o cualquier convocatoria similar, aplica la regla AEPD del DNI parcial.
- Nunca se publica el DNI completo junto al nombre y apellidos del beneficiario.
- Se permite el nombre y apellidos junto a cuatro cifras aleatorias del DNI: no las cuatro últimas, no las cuatro primeras, sino cuatro cifras elegidas al azar del documento. Esta pauta está consolidada en resoluciones reiteradas de la AEPD.
- Si los criterios de la beca implican datos sensibles —renta familiar, situación de exclusión, discapacidad—, conviene valorar caso a caso si la publicación nominal aporta transparencia o si vulnera la dignidad del menor. La transparencia administrativa no justifica revelar la situación económica de una familia ante toda la comunidad educativa.
Mención específica para las listas de comedor con menús especiales por motivos religiosos, culturales o de salud: se publica el menú general del centro, no la asociación nominal entre alumno y dieta especial. Esa información se gestiona internamente entre cocina, monitores y dirección, y nunca se expone en tablones accesibles.
Listas de clase en las puertas: qué hacer durante el curso
Esta sección afecta directamente a tutores y a la organización del inicio de curso. La regla AEPD es flexible para los primeros días y restrictiva durante el resto del año.
Los primeros días de curso, las listas de clase pueden colgarse en las puertas de las aulas para facilitar la organización inicial: que cada alumno encuentre su grupo, que las familias localicen el aula que les corresponde, que el primer día funcione con la menor confusión posible. Esta excepción está admitida porque facilita una operación administrativa concreta y limitada en el tiempo.
Una vez consolidados los grupos, normalmente entre la segunda y la tercera semana de septiembre, las listas se retiran del exterior de las aulas. Si el centro considera necesario mantenerlas por motivos pedagógicos —organización de equipos, carteles de clase, identificación interna— deben colgarse solo en el interior del aula y nunca en el exterior accesible a cualquier visitante o familiar de otro grupo.
Conviene incluir en la propia lista una advertencia visible indicando el carácter interno del documento y su uso exclusivamente educativo. Esta práctica refuerza la cultura de protección de datos del centro y previene reclamaciones por parte de familias que detecten el listado expuesto fuera de los plazos razonables.
Cinco errores frecuentes y cómo corregirlos hoy mismo
Tras el repaso completo, estos son los fallos que más se repiten en los centros y los pasos concretos para corregirlos sin gasto y sin gestión administrativa adicional.
- Leer las calificaciones en voz alta en clase. Sustitución inmediata por entrega individual del examen, comentario privado de la nota o reunión breve fuera del horario de clase si hace falta.
- Publicar el listado completo de notas del examen en el tablón del aula. Sustituirlo por entrega del examen en mano y revisión individualizada en horario de tutoría. Las notas finales suben a Séneca o iPasen como canal único.
- Listas de clase con apellidos completos colgadas todo el curso en el exterior del aula. Retirarlas a mediados de septiembre. Si se mantienen por necesidad pedagógica, solo en el interior del aula con advertencia de uso interno.
- Beneficiarios de becas publicados con DNI completo. Reemplazar por nombre con cuatro cifras aleatorias del documento. Revisar publicaciones anteriores y, si están aún visibles, modificarlas para cumplir la pauta AEPD.
- Listas de admitidos en la web pública del centro con todos los datos del baremo. Trasladar a zona restringida con credenciales y mostrar solo el resultado final del proceso, no los desgloses por criterios.
Volviendo al caso de la jefa de estudios y la madre que llamó: la práctica de publicar las notas del examen en el tablón del aula está en infracción según la doctrina AEPD desde hace años, aunque sea costumbre con tradición en el centro. La buena noticia es que cambiarla no requiere ni inversión ni gestión administrativa especial. Basta con entregar los exámenes individualmente y subir las notas al canal corporativo correspondiente. La AEPD actualiza cada inicio de curso las dudas más frecuentes en su blog Vuelta al cole, una referencia útil para mantener el centro al día. Cumplir con la AEPD en este punto no es solo evitar una posible sanción: es proteger al alumnado de un daño emocional que muchas veces ni siquiera vemos cuando una práctica lleva décadas instalada en el día a día del aula.